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新手職場警示錄:栽在郵件上的N種死法

時間:2013-03-08點擊:

     守則1:不要隨意轉(zhuǎn)發(fā)

   通常我們匯報工作時,貪圖方便,會直接把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給老板。但你的老板如果足夠細心和專業(yè),他會批評你。

    我對我們老板肅然起敬,也是因為一封郵件。那次,他把我叫到辦公室:“Ken,你是不是偷懶,直接把對方的公文發(fā)給我了?”

    我的確轉(zhuǎn)發(fā)了郵件,因為一樣是總結(jié),既然對方總結(jié)好了,我就順手按了轉(zhuǎn)發(fā),可是,他怎么會知道?

    “你過來,轉(zhuǎn)發(fā)的字色是灰色,并且前面會出現(xiàn)‘>’的符號!

    我滿臉通紅。到底是老板!

  守則2:如有需要,請用BCC(暗抄)

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    前不久,辦公室里議論紛紛,說領(lǐng)導最近準備給上上下下所有人配備商務(wù)手機。一時間人人納悶???一向精打細算的領(lǐng)導怎么一下子出手大方起來了?

    不久,手機如期而至,公司里還搞了統(tǒng)一的培訓,教大家如何用手機收發(fā)郵件、處理公文。又過了一陣子,下達最新指令:所有關(guān)鍵部門的員工,24小時開機,隨時處理郵件!消息一出,各路流言飛轉(zhuǎn),出現(xiàn)了多種關(guān)于此舉動機的猜測:一說公司里各部門嚴重推卸責任,出現(xiàn)事故,互相推諉,A怪B沒有告知,B說自己已經(jīng)書面郵件通知,A說沒有收到郵件;另一種說法是,前不久公司內(nèi)部出現(xiàn)“打小報告郵件事件”,有人趁他人不備,在對方電腦上使用郵件系統(tǒng),發(fā)送出一份舉報信,結(jié)果,該信還落入了被舉報人手中,他找到發(fā)信人論理,該人說一定是有人為了陷害自己,盜用信箱發(fā)信;還有傳言,說是兩個部門的人結(jié)怨,跑去領(lǐng)導那里論理,要求每次發(fā)完郵件,必須電話通知或者消息確認,不然存在“陷害”的可能性……

    也不知是哪個“軍師”的主意,最后讓領(lǐng)導下決心給每個人都配置了這款可發(fā)郵件的商務(wù)手機,現(xiàn)在,所有人都膽戰(zhàn)心驚地24小時開機,并且一看到有“CC”(抄送)給自己上司的郵件就格外認真,如果看到了顯示BCC(暗抄)的郵件,那么,趕緊起床吧,這覺是再也睡不好了。

    守則3:如果你是老板,請設(shè)置“敏感詞”

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    前不久公司出了一件大事:一個不滿工作的員工在跳槽前夜,調(diào)出所有同事和客戶的電郵,群發(fā)了一封“控訴信”。

    除了對公司內(nèi)部關(guān)鍵人物的投訴之外,還列舉了公司內(nèi)部存在的種種管理漏洞。郵件最后說:“這樣缺乏信譽的公司,你們還敢和他繼續(xù)有生意方面的合作么?”

    郵件是周一早上群發(fā)的,那天我正好在外面辦事,下午回到辦公室,據(jù)說已經(jīng)被集體刪除了。不過,好多人都悄悄備份存在自己的電腦里,我就是那樣看到了這封郵件。有好一陣子,它被當作上班生活的調(diào)味劑。

    據(jù)說,高層大駭,雖然最后找到那名員工并追究了法律責任,可對于我們這樣的大公司來說,畢竟很是“坍臺”。

    于是,消息靈通人士最近通知我們,老板出資百萬購了一套新系統(tǒng),據(jù)說,現(xiàn)在任何從公司發(fā)出的郵件,一旦出現(xiàn)“狀況”,系統(tǒng)會自動警報,并阻止發(fā)送。

    為這事,我們八卦了半天,都在推測系統(tǒng)會設(shè)置多少敏感詞匯來自動阻止郵件。經(jīng)討論,大家達成共識:少寫中文郵件???我們工作往來的郵件,大部分是用英語寫的,而那封控訴信用的是中文???這種信,還是用母語寫比較順暢。


    TIPS:

    ■郵件最能撒謊。面談時,有可能通過表情泄漏天機;打電話,難免語塞。而郵件永遠不會。

    ■郵件是最職業(yè)的公務(wù)交辦手段,它可以絲毫不帶感情色彩。

    ■公務(wù)郵件的最后,一般要設(shè)置“免責聲明”,大體需要明確的意思是:“如果這封信不是給你的,希望收到后退還給我,以免引起之后的糾紛。”

    ■最后填寫收件人,因為一個誤操作,有可能送出一份空信,令對方造成你工作粗糙的印象。

    ■憤怒時不要用E-mail.E-mail很難傳送幽默,但很容易傳達憤怒。

    ■使用有意義的標題,讓收信人一下就能明白里面是什么,同時也區(qū)別于垃圾郵件。

    ■簡短。如果有很多話,可以列成要點。

    ■休假時應(yīng)設(shè)置自動回復,這是禮貌和方便的問題。但不要給私人郵件設(shè)這種東西,免得有心人知道你家里沒人。

    ■使用表情。如果你的情緒可能被誤解,就加上笑臉。

  

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